Anúncios
واضح ترجیحات سادہ ٹولز سے شروع ہوتی ہیں۔ Dwight D. Eisenhower، ریاستہائے متحدہ کے 34 ویں صدر نے بنایا آئزن ہاور میٹرکس فوری اور اہمیت کے مطابق کاموں کو ترتیب دینے میں مدد کرنا۔ ٹیمیں جو اس طریقہ کو استعمال کرتی ہیں اوورلوڈ کو کم کرتی ہیں اور روزانہ وقت کے استعمال کو بہتر بناتی ہیں۔
مصنف اسٹیون کووی، جو انتہائی موثر لوگوں کی 7 عادات کے لیے مشہور ہیں، لوگوں کو مختصر کرنے کی تاکید کرتے ہیں۔ فہرست سب سے پہلے ضروری اشیاء کی. وہ فہرست دکھاتی ہے کہ اب کون سا کام کرنا ہے اور کس کو سونپنا یا چھوڑنا ہے۔
رہنما ٹیموں کو واضح اہداف طے کرنے اور پیشرفت کا انتظام کرنے کے لیے رہنمائی کرتے ہیں۔ وقت کے انتظام کے آسان اقدامات سکھانے سے، لیڈر ٹیم کے ہر رکن کو یہ جاننے میں مدد کرتے ہیں کہ کیا اہمیت ہے۔ یہ بے ترتیبی کو کم کرتا ہے اور اہداف کی طرف مسلسل پیشرفت کو بڑھاتا ہے۔
ہر چمکدار کام کا پیچھا کرنے سے روکنے کے لیے ان انتظامی تکنیکوں کا استعمال کریں۔ جب ٹیمیں کام کو ترتیب دینا سیکھتی ہیں، تو وہ اعلیٰ اثر والے کام اور مستحکم نتائج کے لیے وقت کی حفاظت کرتی ہیں۔
Anúncios
فوکس ترجیحی قیادت کی اسٹریٹجک اہمیت
جان میکسویل کا ترجیحات کا قانون ظاہر کرتا ہے کہ چند کاموں کو منتخب کرنے پر موثر قیادت کا مرکز ہے جو حقیقی نتائج کو آگے بڑھاتے ہیں۔ جب لیڈر واضح طور پر کاموں کو ترجیح دیتے ہیں، تو پوری ٹیم کمپنی کے اہداف کے ساتھ ہم آہنگ ہو جاتی ہے اور ضائع ہونے والی کوششوں سے بچتی ہے۔
ریموٹ SaaS مینیجرز، خاص طور پر، شور کو کم کرکے اور وقت کی حفاظت کر کے جو واقعی اہمیت رکھتا ہے، ایک برتری حاصل کرتے ہیں۔ یہ نقطہ نظر برن آؤٹ کو کم کرتا ہے اور ٹیموں کو اعلی قیمت والے کام پر کام کرتا رہتا ہے جو مصنوعات اور آمدنی کو آگے بڑھاتا ہے۔
"صحیح کام کرو، سب کچھ نہیں۔"
Anúncios
یہ کیسا لگتا ہے:
- قائدین اولین ترجیحات کی نشاندہی کرتے ہیں اور کم قیمت کی درخواستوں کو نہیں کہتے۔
- ٹیموں کو قابل پیمائش اہداف سے منسلک واضح ہدایات ملتی ہیں۔
- ہم آہنگ کوششیں سب کو ایک منزل کی طرف اشارہ کرتی ہیں۔
عملی اقدامات اور مزید پڑھنے کے لیے، دریافت کریں۔ رہنماؤں کے لئے ترجیحی حکمت عملی یہ دیکھنے کے لیے کہ لیڈر کس طرح کاموں کو ترجیح دیتے ہیں اور ٹیموں کو طویل مدتی کامیابی کے لیے ٹریک پر رکھتے ہیں۔
بہتر فیصلہ سازی کے لیے ذہنی بے ترتیبی کو صاف کرنا
فیصلے کی تھکاوٹ کو کم کرنے کے لیے اپنی فہرست میں سب سے مشکل چیز کو ختم کرکے صبح کا آغاز کریں۔
مینڈک کا طریقہ
برائن ٹریسی نے ایک سادہ اصول کو مقبول بنایا: سب سے مشکل کام پہلے کریں۔ یہ خیال زندہ مینڈک کھانے کے بارے میں مارک ٹوین کے مشورے کی بازگشت کرتا ہے۔
اس ایک مشکل کام سے جلد ہی نمٹنا ذہنی بے ترتیبی کو دور کرتا ہے۔ یہ بعد کے فیصلوں کے لیے توانائی کو محفوظ رکھتا ہے اور توجہ ہٹانے والے چھوٹے انتخاب کی تعداد کو کم کرتا ہے۔
توانائی کی سطح کا انتظام
اچھے وقت کے انتظام کا مطلب کاموں کو توانائی کی چوٹیوں سے ملانا ہے۔ جب توجہ سب سے زیادہ مضبوط ہو تو مطالبہ کرنے والے ٹاسک بلاکس کو شیڈول کریں۔
عملی اقدامات:
- ایک مختصر بنائیں فہرست سرفہرست کاموں میں سے اور پہلے کھانے کے لیے ایک مینڈک چنیں۔
- صبح کے اوقات کو خلفشار اور کم قیمت کی درخواستوں سے بچائیں۔
- قائدین کو واضح اہداف مقرر کریں تاکہ ٹیم کو معلوم ہو کہ کون سی کوششیں سب سے زیادہ اہمیت رکھتی ہیں۔
"سب سے مشکل کام جلدی کرو، باقی سب کچھ آسان محسوس ہو گا۔"
جب لوگ توانائی اور فیصلوں کا اس طرح انتظام کرتے ہیں تو پیداواری صلاحیت بڑھ جاتی ہے اور کامیابی زیادہ متوقع ہو جاتی ہے۔
ڈیلی ورک فلوز پر آئزن ہاور میٹرکس کا اطلاق کرنا
ایک چار کواڈرینٹ گرڈ جیسا آئزن ہاور میٹرکس ٹیموں کو فوری کام کو واقعی اہم کام سے الگ کرنے میں مدد کرتا ہے۔
یہ کیسے کام کرتا ہے:
- کواڈرینٹ 1: فوری اور اہم — یہ کام ابھی کریں۔
- کواڈرینٹ 2: اہم لیکن فوری نہیں - اسٹریٹجک اہداف کے لیے وقت مقرر کریں۔
- کواڈرینٹ 3: فوری لیکن اہم نہیں - جہاں ممکن ہو وہاں ڈیلیگیٹ کریں۔
- کواڈرینٹ 4: نہ فوری اور نہ ہی اہم — ڈراپ یا آرکائیو۔
مثال کے طور پر، ایک ٹیم کلائنٹ کے بحران کو فوری اہم کے طور پر نشان زد کر سکتی ہے، جب کہ ایک معمول کی رپورٹ طے شدہ کام بن جاتی ہے۔ یہ سادہ ترتیب مینیجرز اور ٹیم کے اراکین کو وقت کی منصوبہ بندی کرنے اور ضائع ہونے والی کوششوں کو کم کرنے میں مدد دیتی ہے۔
فوائد: یہ ٹاسک مینجمنٹ کو بہتر بناتا ہے، پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے، اور اسٹریٹجک منصوبہ بندی کی حمایت کرتا ہے۔ ٹیمیں یہ فیصلہ کرنے کے لیے کہ کیا کرنا ہے، کام تفویض کرنے، اور طویل مدتی اہداف کے لیے وقت کی حفاظت کے لیے میٹرکس کو روزانہ کے آلے کے طور پر استعمال کرتی ہیں۔
اس عملی گائیڈ کے ذریعے ٹولز اور ٹیمپلیٹس میں گرڈ کو لاگو کرنے کا طریقہ سیکھیں: آئزن ہاور میٹرکس.
اعلی اثرات کے نتائج کے لیے پیریٹو اصول کا فائدہ اٹھانا
ایک سادہ تجزیہ ظاہر کرتا ہے کہ کام کا ایک چھوٹا سا حصہ اکثر کاروباری فوائد کا بڑا حصہ چلاتا ہے۔ Pareto اصول ٹیموں کو 20% کاموں کو تلاش کرنے میں مدد کرتا ہے جو نتائج کا 80% بناتے ہیں۔
اہم چند کی شناخت حالیہ نتائج کی فہرست بنانے اور انہیں مخصوص کاموں کی طرف ٹریس کرنے کے ساتھ شروع ہوتا ہے۔ اس سے یہ واضح ہو جاتا ہے کہ کون سے کام زیادہ وقت کے مستحق ہیں اور کون سے کام کم ہیں۔
اہم چند کی شناخت
اثر کے لحاظ سے کاموں کو ٹیگ کرنے کے لیے ٹیم کے اراکین کے ساتھ فوری جائزے استعمال کریں۔ پوچھو: کس کام کا نتیجہ نکلا؟ کن لوگوں نے بہت کم قیمت کا اضافہ کیا؟
- Pareto اصول بتاتا ہے کہ کاموں کا 20% اکثر مطلوبہ نتائج کے 80% کا باعث بنتا ہے۔
- قائدین ٹیم کے ارکان کو اعلیٰ اثر والے کاموں کی نشاندہی کرنے اور معمولی خلفشار کو نظر انداز کرنے کے لیے کوچ کرنا چاہیے۔
- نظم و ضبط کا انتظام کم اہم چیزوں سے پہلے اہم کام کی تکمیل کو یقینی بناتا ہے۔
- اہم چیزوں پر توجہ مرکوز کرنے سے پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہوتا ہے اور کام کو بنیادی اہداف سے ہم آہنگ کیا جاتا ہے۔
"ان چند پر کام کریں جو اہم ہے، اور باقی یا تو گر جائیں گے یا ان کے سپرد کر دیے جائیں گے۔"
شفاف ٹاسک لسٹوں کے ساتھ ایک سے زیادہ پروجیکٹس کا انتظام
ایک مربوط کام کی فہرست ٹیموں کو کام، ترقی، اور بلاکرز کے لیے سچائی کا واحد ذریعہ فراہم کرتی ہے۔ جب ممبران ہر کام کو ایک جگہ دیکھتے ہیں تو ٹیمیں الجھن کو کم کرتی ہیں اور فیصلہ سازی کو تیز کرتی ہیں۔
جیف سدرلینڈ نے خبردار کیا کہ کارکردگی کاغذ پر ہموار نظر آتی ہے لیکن پھر بھی اس میں چھپے ہوئے خلاء ہیں۔ شفاف فہرستیں حقیقی پیش رفت دکھا کر اور جہاں مدد کی ضرورت ہے ان خامیوں کو بند کر دیتی ہیں۔
اوزار اہمیت رکھتے ہیں۔ ایپک فلو جیسا سافٹ ویئر ملٹی پروجیکٹ مینجمنٹ کے لیے واضح خیالات پیدا کرتا ہے۔ اس سے قائدین اور ٹیم کے ارکان کو تمام پروجیکٹس میں وقت اور وسائل میں توازن پیدا ہوتا ہے۔
- مرئی فہرستیں دکھاتی ہیں کہ کون سے کاموں میں تاخیر کا خطرہ ہے اور کون سے راستے پر ہیں۔
- استحکام اراکین کو سب سے زیادہ اثر والے کام پر وقت گزارنے میں مدد کرتا ہے۔
- جب ایک مشترکہ فہرست میں پیشرفت کا پتہ لگایا جاتا ہے تو اسٹریٹجک منصوبہ بندی بہتر ہوتی ہے۔
"کارکردگی اس وقت تک مستحکم نظر آسکتی ہے جب تک کہ آپ ٹاسک لیول کے بہاؤ کا معائنہ نہ کریں۔"
نتیجہ: شفاف کام کی فہرستیں اوورلیپ کو کم کرتی ہیں، نظم و نسق کو بہتر بناتی ہیں اور پراجیکٹ کی کارکردگی کو مزید مستحکم کرتی ہیں۔
پروجیکٹ ٹاسکس کے لیے معروضی جانچ کے طریقوں کا استعمال
سادہ تجربات یہ ظاہر کر سکتے ہیں کہ آپ بڑے وسائل کا ارتکاب کرنے سے پہلے آپ کے کاروبار کے لیے صحیح معنوں میں سوئی کو کیا حرکت دیتے ہیں۔ یہ طریقے رائے کو ڈیٹا میں بدل دیتے ہیں تاکہ ٹیمیں پروجیکٹس، وقت اور کوشش کے بارے میں واضح فیصلے کر سکیں۔
ہنڈریڈ ڈالر ٹیسٹ
$100 ٹیسٹ اسٹیک ہولڈرز سے فرضی $100 کو خیالات میں تقسیم کرنے کو کہتا ہے۔ ہر آئیڈیا کو کتنی رقم ملتی ہے اس سے اندازہ ہوتا ہے۔
یہ کیوں کام کرتا ہے: یہ ٹھوس تجارتی تعلقات کو مجبور کرتا ہے اور رہنماؤں کو یہ دیکھنے میں مدد کرتا ہے کہ کون سے منصوبے سرفہرست ہیں۔
- طویل بحث کے بغیر گروپ کی ترجیحات کو تیزی سے ظاہر کرتا ہے۔
- نمایاں کریں کہ کون سے کام حقیقی وقت اور فنڈنگ کے مستحق ہیں۔
- فیصلوں کو قابل پیمائش اور دہرانے کے قابل بناتا ہے۔
ترجیحی پوکر
ترجیحی پوکر ایک باہمی تعاون کا کھیل ہے جہاں ٹیم کے ارکان کاموں کو پوائنٹس تفویض کرتے ہیں۔ یہ اینکرنگ کو کم کرتا ہے اور واحد آوازوں سے تعصب کو کم کرتا ہے۔
- اسکورنگ کے کام میں پوری ٹیم کو مشغول کرتا ہے۔
- درجہ بندی کے کاموں کو تیار کرتا ہے جو مشترکہ فیصلے کی عکاسی کرتے ہیں۔
- اسکور کو ڈیلیوری کی تاریخوں اور پروجیکٹس کی ترجیحی فہرستوں میں تبدیل کرنے کے لیے ایپک فلو جیسے ٹولز کے ساتھ اچھی طرح سے جوڑتا ہے۔
مثال: یہ دیکھنے کے لیے دونوں ٹیسٹ استعمال کریں کہ کون سے اقدامات کو زیادہ ووٹ ملے۔ نتیجہ: بہتر کام کا انتخاب، وقت کا بہتر استعمال، اور کاروباری کام کا واضح انتظام۔
کام کی جگہ میں عام خلفشار پر قابو پانا
جب چوکنا پن ٹوٹ جاتا ہے تو، فوری گروپ بندی کی تکنیکیں وضاحت اور رفتار بحال کر سکتی ہیں۔
جیرو کاواکیتا کا KJ طریقہ ٹیموں کو خیالات کو تیزی سے ترتیب دینے میں مدد کرتا ہے۔ ایک گھنٹے سے کم وقت میں، اراکین گروپ نوٹ کرتے ہیں اور بنیادی ترجیحات پر متفق ہوتے ہیں۔
استعمال کریں۔ آئزن ہاور میٹرکس ضروری کام سے فوری الگ کرنا۔ یہ میٹرکس ٹیم کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کرتا ہے کہ کون سے کام ابھی کرنا ہے، شیڈول، ڈیلیگیٹ یا چھوڑنا ہے۔
قائدین کو وقت کا انتظام کرنے اور بنیادی مقاصد سے ملنے والے کاموں کو ترجیح دینے کے لیے اراکین کو کوچ کرنا چاہیے۔ واضح اصول شور کو کم کرتے ہیں اور بنیادی کام پر توجہ دیتے ہیں۔
- تیزی سے اتفاق رائے تک پہنچنے کے لیے KJ-طریقہ کا اطلاق کریں۔
- فوری اہم رکاوٹوں کو تلاش کرنے کے لیے میٹرکس کا استعمال کریں۔
- آسان ٹولز کو اپنائیں تاکہ ممبران کاموں کا انتظام کر سکیں اور رد عمل کے کام کو کم کر سکیں۔
"جب خلفشار پیدا ہوتا ہے تو ایک مختصر، مشترکہ طریقہ طویل بحث کو مات دیتا ہے۔"
مشترکہ اہداف کے ذریعے ٹیم کی صف بندی کو فروغ دینا
جب ٹیم کے اراکین مل کر مقاصد تخلیق کرتے ہیں تو فیصلے تیز ہو جاتے ہیں اور ہموار کام کرتے ہیں۔ مشترکہ اہداف ہر ایک کو ایک واضح ہدف فراہم کرتے ہیں، لہذا روزانہ کے انتخاب قابل پیمائش نتائج کا نقشہ بناتے ہیں۔
واضح مقاصد کی وضاحت
ایک مختصر، مخصوص فہرست مرتب کریں۔ ہر منصوبے کے اہداف۔ ہر ٹاسک کو ایک نتیجہ سے جوڑیں تاکہ ممبران کو معلوم ہو کہ کون سے نتائج پیش کرتے ہیں۔
باقاعدہ چیک اِن
پیش رفت کو ٹریک کرنے اور منصوبوں کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے مختصر، طے شدہ اپ ڈیٹس کا استعمال کریں۔ وہ رہنما جو چیک ان چلاتے ہیں وہ ٹیموں کو وسیع تر کاروباری مقاصد کے ساتھ منسلک رہنے میں مدد کرتے ہیں۔
گیلپ شوز ملازمین 3.6 گنا زیادہ مصروف ہوتے ہیں جب وہ اپنے اہداف طے کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
سب سے اوپر تین اصول
ہر فرد سے دن کے لیے تین کاموں کا نام لینے کو کہیں۔ یہ اصول توانائی کو اہم ترین ترجیحات تک پہنچاتا ہے اور ٹاسک سوئچنگ کو کم کرتا ہے۔
- فائدہ: پوری ٹیم میں واضح ترجیحات۔
- آسان ٹولز استعمال کریں: پیش رفت کو ریکارڈ کرنے کے لیے مشترکہ فہرست یا بورڈ۔
- نتیجہ: مسلسل ترقی اور وقت کا بہتر استعمال۔
"مشترکہ مقاصد بکھرے ہوئے کام کو قابل پیمائش پیشرفت میں بدل دیتے ہیں۔"
مسلسل ترقی کی ثقافت کی ترقی
مستحکم رفتار کی تعمیر چھوٹی، دہرائی جانے والی عادات سے شروع ہوتی ہے جو ٹیموں کو آگے بڑھتی رہتی ہیں۔ مسلسل ترقی اس وقت آتا ہے جب رہنما واضح ترجیحات کا تعین کرتے ہیں اور پورا گروپ جانتا ہے کہ کون سا کام واقعی اہمیت رکھتا ہے۔
مسلسل پیشرفت کے کلچر کو تیار کرنے کے لیے رہنماؤں کو صحیح کاموں کا انتخاب کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جو طویل مدتی کاروباری اہداف کے مطابق ہوں۔ فوری اہم کام پر توجہ مرکوز کرکے، ٹیم توانائی کو محفوظ رکھتی ہے اور اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے اہداف کی طرف بڑھتی ہے۔
- کم کاموں کا انتخاب کریں: روزانہ کام کو محدود کریں تاکہ ہر کام کو کافی وقت اور توجہ ملے۔
- وقت کی حفاظت کریں: کارکردگی اور نتائج کو بڑھانے کے لیے اعلیٰ اثر والے کام کے لیے شیڈول بلاکس۔
- ٹیم کو بااختیار بنائیں: اراکین کو ایسے فیصلوں کے مالک ہونے دیں جو اہداف کو آگے بڑھائیں اور بلاکرز کو ہٹا دیں۔
اچھا انتظام وسائل اور واضح میٹرکس مستقل فوائد کو ظاہر کرتے ہیں۔ جب چھوٹی جیتوں میں اضافہ ہوتا ہے، تو کامیابی متوقع ہو جاتی ہے اور تنظیم کارکردگی اور منصوبہ بندی میں دیرپا بہتری دکھاتی ہے۔
"مسلسل ترقی ان ٹیموں کی پہچان ہے جو چھوٹی جیت اور مسلسل کوشش کو اہمیت دیتی ہیں۔"
نتیجہ
,کام کے بارے میں واضح انتخاب کریں تاکہ آپ کا گروپ کم وقت ضائع کرے اور بہتر نتائج دیکھے۔
ٹیم کی ترجیحات کا تعین کرنے کے طریقے پر عبور حاصل کرنا روزانہ کی کوششوں کو مستقل فوائد میں بدل دیتا ہے۔ سب سے پہلے ختم کرنے کے لیے واحد کام کو منتخب کرنے کے لیے ٹاپ تھری اصول کا استعمال کریں اور پیشرفت کو سپورٹ کرنے کے لیے مزید دو۔
وقت کی اچھی عادات شور کو کم کرتی ہیں اور ٹیموں کو اعلیٰ قیمت والے کام کے لیے جگہ کی حفاظت میں مدد کرتی ہیں۔ چھوٹی شروعات کریں: اس ہفتے ایک اصول آزمائیں، نتائج کو ٹریک کریں، اور سیکھتے ہی ایڈجسٹ کریں۔
نتیجہ: واضح ترجیحات، کم رکاوٹیں، اور قابل پیمائش پیشرفت جو تمام پروجیکٹس میں پھیلتی ہے۔
