विज्ञापन
स्पष्ट प्राथमिकताएं सरल उपकरणों से शुरू होती हैं। अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति ड्वाइट डी. आइजनहावर ने इसकी स्थापना की। आइजनहावर मैट्रिक्स इससे कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करने में मदद मिलती है। इस पद्धति का उपयोग करने वाली टीमें कार्यभार कम करती हैं और दैनिक समय का बेहतर उपयोग करती हैं।
स्टीवन कोवे, जो अपनी पुस्तक "7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल" के लिए जाने जाते हैं, लोगों से एक छोटा सा बदलाव करने का आग्रह करते हैं। सूची सबसे पहले अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्यों की सूची बनाएं। यह सूची दर्शाती है कि कौन सा कार्य अभी करना है और कौन सा कार्य किसी और को सौंपना है या छोड़ देना है।
नेता टीमों को स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करने और प्रगति का प्रबंधन करने में मार्गदर्शन करते हैं। समय प्रबंधन के सरल तरीके सिखाकर, नेता प्रत्येक टीम सदस्य को यह समझने में मदद करते हैं कि क्या महत्वपूर्ण है। इससे अनावश्यक विचारों का अभाव कम होता है और लक्ष्यों की ओर निरंतर प्रगति होती है।
हर आकर्षक काम के पीछे भागने से बचने के लिए इन प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करें। जब टीमें काम को क्रमबद्ध करना सीख जाती हैं, तो वे उच्च-प्रभाव वाले कार्यों और स्थिर परिणामों के लिए समय बचा पाती हैं।
विज्ञापन
फोकस प्राथमिकता नेतृत्व का रणनीतिक महत्व
जॉन मैक्सवेल का प्राथमिकता नियम इससे पता चलता है कि प्रभावी नेतृत्व उन चुनिंदा कार्यों को चुनने पर केंद्रित होता है जो वास्तविक परिणाम देते हैं। जब नेता कार्यों को स्पष्ट रूप से प्राथमिकता देते हैं, तो पूरी टीम कंपनी के लक्ष्यों के साथ जुड़ जाती है और व्यर्थ प्रयासों से बचा जा सकता है।
विशेष रूप से रिमोट SaaS मैनेजर अनावश्यक बातों को कम करके और वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समय बचाकर लाभ प्राप्त करते हैं। यह दृष्टिकोण तनाव को कम करता है और टीमों को उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित रखने में मदद करता है, जिससे उत्पाद और राजस्व में वृद्धि होती है।
"सही काम करो, सब कुछ नहीं।"
विज्ञापन
यह कुछ इस तरह दिखता है:
- नेता सर्वोच्च प्राथमिकताओं की पहचान करते हैं और कम महत्व वाले अनुरोधों को अस्वीकार कर देते हैं।
- टीमों को मापने योग्य लक्ष्यों से जुड़े स्पष्ट निर्देश मिलते हैं।
- समन्वित प्रयास सभी को एक ही गंतव्य की ओर ले जाते हैं।
व्यावहारिक उपायों और आगे की जानकारी के लिए, देखें नेताओं के लिए प्राथमिकता निर्धारण रणनीतियाँ यह देखने के लिए कि नेता कार्यों को प्राथमिकता कैसे देते हैं और टीमों को दीर्घकालिक सफलता के लिए सही रास्ते पर कैसे रखते हैं।
बेहतर निर्णय लेने के लिए मानसिक उलझन को दूर करना
निर्णय लेने की थकान को कम करने के लिए सुबह की शुरुआत अपनी सूची में सबसे कठिन कार्य को पूरा करके करें।
मेंढक विधि
ब्रायन ट्रेसी ने एक सरल नियम को लोकप्रिय बनाया: सबसे कठिन कार्य पहले करो। यह विचार मार्क ट्वेन की उस व्यंग्यात्मक सलाह से मिलता-जुलता है जिसमें उन्होंने सुबह सबसे पहले जीवित मेंढक खाने की बात कही थी।
उस एक कठिन कार्य को शुरुआत में ही निपटा लेने से मानसिक उलझन दूर हो जाती है। इससे बाद के निर्णयों के लिए ऊर्जा बचती है और ध्यान भटकाने वाले छोटे-छोटे विकल्पों की संख्या कम हो जाती है।
ऊर्जा स्तरों का प्रबंधन
समय का सही प्रबंधन करने का अर्थ है ऊर्जा के चरम समय के अनुसार कार्यों का मिलान करना। जब एकाग्रता सबसे अधिक हो, तब चुनौतीपूर्ण कार्यों के लिए समय निर्धारित करें।
व्यावहारिक कदम:
- एक छोटा सा बनाओ सूची सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की सूची बनाएं और उनमें से एक को सबसे पहले खाने के लिए चुनें।
- सुबह के समय को ध्यान भटकाने वाली चीजों और कम महत्व के अनुरोधों से बचाएं।
- नेतृत्वकर्ताओं को स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करने दें ताकि टीम को पता चले कि कौन से प्रयास सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं।
"सबसे कठिन काम को पहले ही कर लो; बाकी सब कुछ आसान लगेगा।"
जब लोग ऊर्जा और निर्णयों का प्रबंधन इस तरह करते हैं, तो उत्पादकता बढ़ती है और सफलता अधिक निश्चित हो जाती है।
दैनिक कार्यप्रवाहों पर आइजनहावर मैट्रिक्स का अनुप्रयोग
चार-चतुर्थांश ग्रिड की तरह आइजनहावर मैट्रिक्स यह टीमों को जरूरी काम को वास्तव में महत्वपूर्ण काम से अलग करने में मदद करता है।
यह काम किस प्रकार करता है:
- पहला चरण: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण — इन कार्यों को अभी करें।
- दूसरा चरण: महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं — रणनीतिक लक्ष्यों के लिए समय निर्धारित करें।
- तीसरा वर्ग: अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं — जहां संभव हो, कार्य सौंप दें।
- चतुर्थ चतुर्थांश: न तो अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण — छोड़ दें या संग्रहित कर लें।
उदाहरण के लिए, एक टीम ग्राहक संकट को अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकती है, जबकि एक सामान्य रिपोर्ट को निर्धारित कार्य बना सकती है। यह सरल वर्गीकरण प्रबंधकों और टीम के सदस्यों को समय की योजना बनाने और व्यर्थ प्रयासों को कम करने में मदद करता है।
फ़ायदे: यह कार्य प्रबंधन को बेहतर बनाता है, उत्पादकता बढ़ाता है और रणनीतिक योजना में सहायक होता है। टीमें मैट्रिक्स का उपयोग दैनिक आधार पर यह तय करने के लिए करती हैं कि क्या करना है, कार्यों को सौंपना है और दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए समय सुरक्षित रखना है।
इस व्यावहारिक मार्गदर्शिका के माध्यम से जानें कि टूल और टेम्प्लेट में ग्रिड का उपयोग कैसे करें: आइजनहावर मैट्रिक्स.
उच्च प्रभावकारी परिणामों के लिए पैरेटो सिद्धांत का लाभ उठाना
एक सरल विश्लेषण से पता चलता है कि काम का एक छोटा सा हिस्सा अक्सर व्यापार में अधिकांश लाभ लाता है। पैरेटो सिद्धांत टीमों को उन कार्यों का पता लगाने में मदद करता है जो परिणामों का 80% उत्पन्न करते हैं।
महत्वपूर्ण कुछ लोगों की पहचान करना इसकी शुरुआत हाल के परिणामों की सूची बनाने और उन्हें विशिष्ट कार्यों से जोड़ने से होती है। इससे यह स्पष्ट हो जाता है कि किन कार्यों पर सबसे अधिक समय देना चाहिए और किन कार्यों का महत्व कम है।
महत्वपूर्ण कुछ लोगों की पहचान करना
टीम के सदस्यों के साथ त्वरित समीक्षा करके कार्यों को उनके प्रभाव के आधार पर वर्गीकृत करें। उनसे पूछें: किस कार्य से परिणाम प्राप्त हुआ? किन कार्यों से कम लाभ हुआ?
- पैरेटो सिद्धांत बताता है कि कार्यों के 20% अक्सर वांछित परिणामों के 80% की ओर ले जाते हैं।
- नेताओं टीम के सदस्यों को उच्च प्रभाव वाले कार्यों को पहचानने और छोटी-मोटी बाधाओं को नजरअंदाज करने के लिए प्रशिक्षित करना आवश्यक है।
- अनुशासित प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण कार्य कम महत्वपूर्ण कार्यों से पहले पूरे हों।
- महत्वपूर्ण पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने से उत्पादकता बढ़ती है और काम को मूल लक्ष्यों के अनुरूप बनाया जा सकता है।
"उन कुछ महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें, बाकी या तो अपने आप पूरे हो जाएंगे या दूसरों को सौंप दिए जाएंगे।"
पारदर्शी कार्य सूचियों के साथ कई परियोजनाओं का प्रबंधन करना
एक समेकित कार्य सूची टीमों को काम, प्रगति और बाधाओं के बारे में जानकारी का एक ही स्रोत प्रदान करती है। जब टीम के सदस्य सभी कार्यों को एक ही स्थान पर देखते हैं, तो भ्रम कम होता है और निर्णय लेने की प्रक्रिया तेज हो जाती है।
जेफ सदरलैंड चेतावनी देते हैं कि प्रदर्शन कागज़ पर तो सुचारू दिख सकता है, लेकिन उसमें छिपी हुई कमियां हो सकती हैं। पारदर्शी सूचियां वास्तविक प्रगति और जहां मदद की आवश्यकता है, उसे दर्शाकर इन कमियों को दूर करती हैं।
उपकरण महत्वपूर्ण होते हैं। एपिकफ्लो जैसे सॉफ्टवेयर कई परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए स्पष्ट दृष्टिकोण प्रदान करते हैं। इससे नेतृत्वकर्ताओं और टीम के सदस्यों को परियोजनाओं के बीच समय और संसाधनों को संतुलित करने में मदद मिलती है।
- दिखाई देने वाली सूचियाँ यह दर्शाती हैं कि किन कार्यों में देरी का जोखिम है और कौन से कार्य समय पर पूरे हो रहे हैं।
- समेकन से सदस्यों को सबसे अधिक प्रभाव डालने वाले कार्यों पर समय बिताने में मदद मिलती है।
- एक साझा सूची में प्रगति पर नज़र रखने से रणनीतिक योजना में सुधार होता है।
"कार्य-स्तर के प्रवाह का निरीक्षण करने तक प्रदर्शन स्थिर प्रतीत हो सकता है।"
परिणाम: पारदर्शी कार्य सूची से कार्यों का दोहराव कम होता है, प्रबंधन में सुधार होता है और परियोजना का प्रदर्शन अधिक सुसंगत होता है।
परियोजना कार्यों के लिए वस्तुनिष्ठ परीक्षण विधियों का उपयोग करना
सरल प्रयोगों से यह पता चल सकता है कि आपके व्यवसाय के लिए वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, इससे पहले कि आप बड़े संसाधन निवेश करें। ये विधियाँ राय को डेटा में बदल देती हैं, जिससे टीमें परियोजनाओं, समय और प्रयास के बारे में स्पष्ट निर्णय ले सकती हैं।
सौ डॉलर का परीक्षण
$100 परीक्षण में हितधारकों से एक काल्पनिक $100 को विचारों के बीच विभाजित करने के लिए कहा जाता है। प्रत्येक विचार को मिलने वाली धनराशि से उसका अनुमानित मूल्य पता चलता है।
यह कैसे काम करता है: इससे ठोस समझौते करने पड़ते हैं और नेताओं को यह समझने में मदद मिलती है कि कौन सी परियोजनाएं सबसे आगे निकलती हैं।
- बिना लंबी बहस के समूह की प्राथमिकताओं को तुरंत उजागर करता है।
- यह उन कार्यों को उजागर करता है जिनके लिए वास्तविक समय और धन की आवश्यकता है।
- इससे निर्णय मापने योग्य और दोहराने योग्य बन जाते हैं।
प्रायोरिटी पोकर
प्रायोरिटी पोकर एक सहयोगात्मक खेल है जिसमें टीम के सदस्य कार्यों को अंक आवंटित करते हैं। इससे किसी एक पक्ष द्वारा कार्यों को निर्धारित करने की प्रवृत्ति कम होती है और पूर्वाग्रह दूर होता है।
- स्कोरिंग के काम में पूरी टीम को शामिल करता है।
- यह साझा निर्णय को दर्शाने वाले क्रमबद्ध कार्य तैयार करता है।
- यह एपिकफ्लो जैसे टूल के साथ अच्छी तरह से काम करता है, जिससे स्कोर को प्रोजेक्ट के लिए डिलीवरी तिथियों और प्राथमिकता सूचियों में परिवर्तित किया जा सकता है।
उदाहरण: दोनों परीक्षणों का उपयोग करके देखें कि किस पहल को सबसे अधिक वोट मिलते हैं। परिणाम: बेहतर कार्य चयन, समय का बेहतर उपयोग और व्यावसायिक कार्यों का स्पष्ट प्रबंधन।
कार्यस्थल पर आम विकर्षणों पर काबू पाना
जब सतर्कता भंग हो जाती है, तो त्वरित समूहीकरण तकनीकें स्पष्टता और गति को बहाल कर सकती हैं।
जीरो कावाकिता की केजे-मेथड यह टीमों को विचारों को तेजी से व्यवस्थित करने में मदद करता है। एक घंटे से भी कम समय में, सदस्य अपने नोट्स को समूहबद्ध करते हैं और मुख्य प्राथमिकताओं पर सहमत होते हैं।
उपयोग आइजनहावर मैट्रिक्स जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को अलग करने के लिए। यह मैट्रिक्स टीम को यह तय करने में मदद करता है कि किन कार्यों को अभी करना है, शेड्यूल करना है, सौंपना है या छोड़ना है।
नेतृत्वकर्ताओं को अपने सदस्यों को समय प्रबंधन और मुख्य उद्देश्यों के अनुरूप कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए प्रशिक्षित करना चाहिए। स्पष्ट नियम अनावश्यक बातों को कम करते हैं और प्राथमिक कार्य पर ध्यान केंद्रित रखते हैं।
- शीघ्र सहमति तक पहुंचने के लिए केजे-विधि का प्रयोग करें।
- मैट्रिक्स का उपयोग करके अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण व्यवधानों का पता लगाएं।
- सरल उपकरणों को अपनाएं ताकि सदस्य कार्यों का प्रबंधन कर सकें और प्रतिक्रियाशील कार्य को कम कर सकें।
"जब ध्यान भटकाने वाली चीजें सामने आती हैं, तो एक संक्षिप्त, साझा तरीका लंबी बहसों से बेहतर होता है।"
साझा लक्ष्यों के माध्यम से टीम समन्वय को बढ़ावा देना
जब टीम के सदस्य मिलकर लक्ष्य निर्धारित करते हैं, तो निर्णय लेने की प्रक्रिया तेज़ हो जाती है और काम सुचारू रूप से चलता है। साझा लक्ष्य सभी को एक स्पष्ट उद्देश्य प्रदान करते हैं, जिससे दैनिक निर्णय मापने योग्य परिणामों से जुड़े होते हैं।
स्पष्ट उद्देश्यों को परिभाषित करना
एक छोटी, विशिष्ट सूची बनाएं प्रत्येक परियोजना के लिए लक्ष्यों की सूची बनाएं। प्रत्येक कार्य को एक ही परिणाम से जोड़ें ताकि सदस्यों को पता चले कि कौन से कार्य परिणाम देते हैं।
नियमित जाँच
प्रगति पर नज़र रखने और योजनाओं में बदलाव करने के लिए संक्षिप्त, नियमित अपडेट का उपयोग करें। नियमित चेक-इन करने वाले लीडर टीमों को व्यापक व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ तालमेल बनाए रखने में मदद करते हैं।
गैलप दिखाता है जब कर्मचारी अपने लक्ष्य खुद तय करने में मदद करते हैं तो उनकी सक्रिय भागीदारी 3.6 गुना अधिक होती है।
शीर्ष तीन नियम
प्रत्येक व्यक्ति से दिन के लिए तीन कार्य बताने को कहें। यह नियम ऊर्जा को सबसे महत्वपूर्ण प्राथमिकताओं की ओर केंद्रित करता है और कार्यों के बीच भटकने को कम करता है।
- फ़ायदा: पूरी टीम में प्राथमिकताओं को और अधिक स्पष्ट करना।
- सरल उपकरणों का उपयोग करें: प्रगति को रिकॉर्ड करने के लिए एक साझा सूची या बोर्ड।
- परिणाम: निरंतर प्रगति और समय का बेहतर उपयोग।
“साझा लक्ष्य बिखरे हुए काम को मापने योग्य प्रगति में बदल देते हैं।”
निरंतर प्रगति की संस्कृति का विकास करना
लगातार गति बनाए रखने की शुरुआत छोटी-छोटी, दोहराई जा सकने वाली आदतों से होती है जो टीमों को आगे बढ़ने में मदद करती हैं। निरंतर प्रगति यह तब संभव होता है जब नेता स्पष्ट प्राथमिकताएं निर्धारित करते हैं और पूरा समूह जानता है कि वास्तव में कौन सा काम महत्वपूर्ण है।
निरंतर प्रगति की संस्कृति विकसित करने के लिए नेताओं को दीर्घकालिक व्यावसायिक लक्ष्यों के अनुरूप सही कार्यों का चयन करना आवश्यक है। तत्काल और महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करके, टीम ऊर्जा बचाती है और रणनीतिक योजना के लक्ष्यों की ओर बढ़ती है।
- कम कार्य चुनें: दैनिक कार्यभार को सीमित करें ताकि प्रत्येक कार्य को पर्याप्त समय और ध्यान मिल सके।
- समय की सुरक्षा करें: प्रदर्शन और परिणामों को बेहतर बनाने के लिए उच्च प्रभाव वाले कार्यों के लिए समय-सारणी बनाएं।
- टीम को सशक्त बनाएं: सदस्यों को ऐसे निर्णय लेने दें जो लक्ष्यों को आगे बढ़ाएं और बाधाओं को दूर करें।
अच्छा प्रबंधन संसाधनों का सही उपयोग और स्पष्ट मापदंड निरंतर प्रगति को दर्शाते हैं। जब छोटी-छोटी जीतें मिलकर सफलता का बड़ा जरिया बनती हैं, तो संगठन के प्रदर्शन और योजना में स्थायी सुधार दिखाई देता है।
"लगातार प्रगति उन टीमों की पहचान है जो छोटी-छोटी जीत और निरंतर प्रयास को महत्व देती हैं।"
निष्कर्ष
,काम के बारे में स्पष्ट निर्णय लें ताकि आपका समूह कम समय बर्बाद करे और बेहतर परिणाम प्राप्त करे।
किसी टीम की प्राथमिकताओं को निर्धारित करने का तरीका समझने से दैनिक प्रयास निरंतर लाभ में तब्दील हो जाते हैं। सबसे पहले पूरा करने के लिए एक कार्य और प्रगति में सहायक दो अन्य कार्यों को चुनने के लिए 'शीर्ष तीन' नियम का उपयोग करें।
समय की अच्छी आदतें शोर को कम करती हैं और टीमों को उच्च-मूल्य वाले कार्यों के लिए पर्याप्त समय और स्थान सुरक्षित रखने में मदद करती हैं। शुरुआत छोटे स्तर पर करें: इस सप्ताह एक नियम आजमाएं, परिणामों पर नज़र रखें और सीखते हुए उसमें बदलाव करते रहें।
परिणाम: स्पष्ट प्राथमिकताएं, कम व्यवधान और परियोजनाओं में व्यापक स्तर पर लागू होने वाली मापने योग्य प्रगति।
