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यह क्या है: एक सरल परिभाषा टीम फोकस समीक्षा लय और यह महज एक और बैठक से कहीं बढ़कर है। यह एक सरल और सुव्यवस्थित कार्यप्रणाली है जो प्राथमिकताओं, प्रगति और स्वामित्व को प्रतिदिन स्पष्ट रूप से दर्शाती है।
इस परिचय में बताया गया है कि आप क्या सीखेंगे: एक ऐसा दैनिक चेक-इन कैसे तैयार करें जिसे दोहराया जा सके और जो नौकरशाही बढ़ाए बिना या वास्तविक कार्य को धीमा किए बिना प्रदर्शन को बेहतर बनाए। आपको दैनिक कार्यों को रणनीति और लक्ष्यों से जोड़ने के लिए व्यावहारिक चरण मिलेंगे।
जैसे-जैसे आपकी कंपनी बढ़ती है, अव्यवस्था बढ़ती जाती है और क्रियान्वयन कठिन होता जाता है। यदि आप समन्वय और जवाबदेही के लिए एक स्पष्ट प्रणाली तैयार नहीं करते हैं, तो प्रतिबद्धताओं का उल्लंघन, निराश ग्राहक और कर्मचारियों के बीच आपसी तालमेल की कमी जैसी समस्याएं उत्पन्न होती हैं।
बाद के अनुभाग चार स्तंभों का उपयोग करते हैं—केंद्र, स्पष्टता, संरेखण, और जवाबदेहीइसलिए दैनिक समीक्षाएं केवल स्टेटस साझा करने से कहीं अधिक काम करती हैं।
यह दृष्टिकोण नेतृत्व और प्रबंधन को स्मृति या बिखरे हुए दस्तावेज़ों पर निर्भर रहने के बजाय निर्णय लेने, अनुवर्ती कार्रवाई करने और प्राथमिकताओं के लिए एक साझा प्रक्रिया बनाने में मदद करता है। यदि आप कम अप्रत्याशित स्थितियों और अधिक सुसंगत परिणाम चाहते हैं, तो यह आपके लिए है।
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फ्रेमवर्क और कैडेंस के उदाहरणों के लिए, देखें संचालन ताल और लय.
दैनिक समीक्षा की नियमित प्रक्रिया टीम के प्रदर्शन को कैसे बढ़ाती है और क्रियान्वयन में आने वाली बाधाओं को कैसे रोकती है?
जब कोई कंपनी तेजी से बढ़ती है, तो दैनिक संकेत समस्याओं को बढ़ने से पहले ही पकड़ने में मदद करते हैं। अधिक प्राथमिकताएं, अधिक कार्यभार हस्तांतरण और अधिक निर्णय इस संभावना को बढ़ाते हैं कि लोग अपनी प्रतिबद्धताओं को पूरा करने में विफल हो जाएं, भले ही सभी लोग कड़ी मेहनत कर रहे हों।
विकास किस प्रकार अराजकता, प्रतिबद्धताओं का उल्लंघन और कर्मचारियों के बीच अलगाव पैदा करता है
विकास के साथ बैठकों की संख्या और अज्ञात निर्भरताओं की संख्या बढ़ जाती है। इससे काम में दोहराव, ग्राहकों की निराशा और परियोजनाओं में रुकावट आती है।
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कर्मचारियों के बीच तालमेल की कमी अक्सर निराशाजनक होती है क्योंकि अपेक्षाएं और प्रतिक्रिया एक समान नहीं होतीं। यह शायद ही कभी मेहनत की कमी के कारण होता है; बल्कि यह अस्पष्ट लक्ष्यों और बिखरी हुई प्रक्रियाओं के कारण होता है।
एक सुव्यवस्थित समीक्षा प्रक्रिया से आपको क्या अपेक्षा करनी चाहिए: एकाग्रता, स्पष्टता, सामंजस्य और जवाबदेही।
एक सरल दैनिक या साप्ताहिक चक्र योजना बनाने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने की प्रक्रिया के रूप में कार्य करता है। इससे प्रगति और बाधाओं का जल्द पता चल जाता है, जब सुधार करने में कम लागत आती है।
- केंद्र: कम प्राथमिकताएं, अधिक स्पष्ट कार्य।
- स्पष्टता: सफलता का स्पष्ट निर्धारण और मापने योग्य लक्ष्य।
- संरेखण: स्पष्ट हस्तांतरण और अंतर-कार्यात्मक जांच।
- जवाबदेही: ऐसी प्रतिबद्धताएं जिनकी निगरानी की जाती है और जिनका पालन किया जाता है।
"संक्षिप्त और नियमित अपडेट अप्रत्याशित स्थितियों को कम करते हैं और आपका समय बचाते हैं।"
| कारण | व्यापार में परेशानी | सरल उपाय |
|---|---|---|
| बहुत सारी प्राथमिकताएँ | रुके हुए प्रोजेक्ट, कमजोर परिणाम | संकीर्ण लक्ष्य और साप्ताहिक प्रतिबद्धताएं |
| अस्पष्ट सफलता | पुनर्कार्य और भ्रमित कर्मचारी | परिणामों और लाल/पीले/हरे मानदंडों को परिभाषित करें |
| हैंडऑफ़ छूट गए | ग्राहक की वजह से देरी और काम का दोहराव | निर्भरताओं के लिए दैनिक चेक-इन |
इसके बाद, आप इन चार स्तंभों के इर्द-गिर्द एक व्यावहारिक कार्यप्रणाली तैयार करेंगे और ऐसी बैठकें आयोजित करेंगे जिनमें लक्ष्य और प्रतिक्रिया वास्तविक कार्य से जुड़ी रहें।
अपनी टीम की समीक्षा प्रक्रिया को फोकस, स्पष्टता, सामंजस्य और जवाबदेही के आधार पर डिज़ाइन करें।
मापने योग्य प्रगति को बढ़ावा देने वाले व्यवहारों को लागू करने के लिए दैनिक प्रक्रिया का निर्माण करें। आपके कार्यप्रवाह में चार मुख्य क्रियाएं शामिल होनी चाहिए: प्राथमिकताओं को सीमित करना, भूमिका की सफलता को परिभाषित करना, कार्यों के हस्तांतरण की रूपरेखा तैयार करना और जोखिमों को जल्द उजागर करना।
प्राथमिकताओं को तय करें और काम को बाधित किए बिना "ना" कहें
सक्रिय लक्ष्यों को उन कुछ चीजों तक सीमित रखें जो परिणाम लाने में सहायक हों। सरल भाषा का प्रयोग करें: "जब तक Y पूरा नहीं हो जाता, हम X शुरू नहीं करेंगे।" इससे वास्तविक कार्यों के लिए समय बचेगा।
जॉब स्कोरकार्ड के साथ भूमिका की स्पष्टता स्थापित करें
प्रत्येक भूमिका के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (केपीआई) और सर्वोच्च प्राथमिकताओं की एक संक्षिप्त सूची तैयार करें। एक स्कोरकार्ड यह दर्शाता है कि "अच्छा" प्रदर्शन कैसा दिखता है और निर्णय लेने की प्रक्रिया को गति देता है।
सफलता को लाल-पीले-हरे मानदंडों के आधार पर परिभाषित करें।
सही दिशा में प्रगति, जोखिम और गलत दिशा में प्रगति के लिए स्पष्ट सीमाएँ निर्धारित करें। इससे विवाद दूर होगा और प्रगति स्पष्ट रूप से दिखाई देगी।
निर्भरताओं को मैप करें और हैंडऑफ़ की जाँच करें
यह सूची बनाएं कि किसे क्या और कब देना है। विभिन्न विभागों के बीच जिम्मेदार व्यक्तियों की पुष्टि करें ताकि छिपी हुई देरी का तुरंत पता चल सके।
साप्ताहिक प्रतिबद्धताओं और 13 सप्ताह की दौड़ का उपयोग करें
तिमाही लक्ष्यों को साप्ताहिक उपलब्धियों में बदलें। प्रतिबद्धताओं को स्पष्ट और व्यावहारिक बनाएं ताकि नेता और सदस्य समय रहते समायोजन कर सकें।
| कार्रवाई | ताल | फ़ायदा |
|---|---|---|
| संकीर्ण प्राथमिकताएँ | दैनिक सूचना | अधिक उत्पादक कार्य समय |
| जॉब स्कोरकार्ड | साप्ताहिक जाँच | स्पष्ट भूमिका परिणाम |
| RYG मानदंड | साप्ताहिक अद्यतनीकरण | जोखिम का तेजी से पता लगाना |
| निर्भरता मानचित्र | द्विसाप्ताहिक समीक्षा | कम हैंडऑफ़ विलंब |
| 13 सप्ताह के महत्वपूर्ण पड़ाव | तिमाही योजना | प्रगति का पता लगाया जा सकता है |
लक्ष्यों, फीडबैक और काम को एक ही सिस्टम में रखने के लिए दैनिक और साप्ताहिक बैठकें आयोजित करें।
बैठकों को ऐसा स्थान बनाएं जहां निर्णय, प्रगति और विकास एक साथ घटित हों। प्राथमिकता वाली प्राथमिकताओं की पुष्टि करने और तत्काल समस्याओं को सामने लाने के लिए प्रतिदिन एक संक्षिप्त समीक्षा (10-15 मिनट) करें। फिर प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (केपीआई) की समीक्षा करने, लंबित कार्यों को पूरा करने और अगले सप्ताह की योजना बनाने के लिए थोड़ी लंबी साप्ताहिक बैठक (30-45 मिनट) आयोजित करें।
बैठकों के दौरान लिखे गए नोट्स, लिए गए निर्णय और अनुवर्ती कार्यों को रिकॉर्ड करने के लिए एक सुसंगत एजेंडा का उपयोग करें।
एक ही एजेंडा का पालन करें ताकि बातचीत सार्थक बनी रहे। प्रत्येक बैठक में इन शीर्षकों का उपयोग करें:
- सर्वोच्च प्राथमिकताएँ एक दिन या एक सप्ताह के लिए।
- केपीआई / लक्ष्य जांच शीघ्र ही RYG का दर्जा प्राप्त करने के साथ।
- बाधाएँ और ऐसे मुद्दे जिन्हें आगे बढ़ाने की आवश्यकता है।
- निर्भरताएँ और अंतर-समूह हस्तांतरण।
- मालिकों के साथ लिए गए निर्णय और आगे की कार्रवाई।
"संक्षिप्त, संरचित बैठकें काम को टुकड़ों में बंटने से रोकती हैं और प्रदर्शन संबंधी बातचीत को ठोस बनाती हैं।"
प्रदर्शन लक्ष्यों को व्यावसायिक रणनीति से जोड़ें ताकि समीक्षाएँ वास्तविक कार्य से अलग-थलग न लगें।
कंपनी के लक्ष्यों को आगे बढ़ाने वाले प्रोजेक्ट और महत्वपूर्ण पड़ावों के साथ कर्मचारियों के लक्ष्यों को भी शामिल करें। इससे प्रदर्शन समीक्षाएं वास्तविक परिणामों से जुड़ी रहेंगी, न कि केवल कागजी कार्रवाई से।
| बैठक | ताल | कब्जा |
|---|---|---|
| दैनिक चेक-इन | हर कार्य दिवस | सर्वोच्च प्राथमिकता, अवरोधक, स्वामी |
| साप्ताहिक सिंक | हर हफ्ते एक बार | KPI अपडेट, निर्णय, अनुवर्ती कार्रवाई |
| प्रबंधक 1:1 | दो सप्ताह में एक बार या मासिक | प्रदर्शन संबंधी बातचीत, प्रतिबद्धताएं |
नोट्स और एक्शन आइटम को रिकॉर्ड करने के लिए एक ही सिस्टम का उपयोग करें ताकि कुछ भी गुम न हो। मैनेजर यह ट्रैक कर सकते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी ने आखिरी बार कब सार्थक बातचीत की थी और उसके बाद क्या प्रतिबद्धताएं निभाईं। साप्ताहिक फीडबैक से परफॉर्मेंस रिव्यू में अप्रत्याशित स्थितियों से बचा जा सकता है और समय के साथ आपकी कंपनी को बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलती है।
निष्कर्ष
एक छोटा दैनिक चक्र यह आपकी कंपनी के विस्तार के साथ-साथ जटिल कार्यों को प्रबंधनीय बनाए रखता है।
स्पष्ट के चारों ओर लूप डिज़ाइन करें केंद्र और भूमिका की स्पष्टता। सफलता को सरल मानदंडों के साथ परिभाषित करें, विभिन्न विभागों के बीच समन्वय स्थापित करें और प्रतिबद्धताओं को दृश्यमान बनाएं ताकि काम पूरा हो सके।
यह अधिक बैठकों के बारे में नहीं, बल्कि बेहतर बैठकों के बारे में है। एक संक्षिप्त एजेंडा तैयार करें, 1-3 मुख्य लक्ष्य चुनें और गति का आकलन करने के लिए दो सप्ताह तक नियमित रूप से बैठकें करें।
छोटे स्तर से शुरुआत करें। प्रक्रिया को सुदृढ़, दोहराने योग्य और पारदर्शी बनाए रखें। समय के साथ, ये नियमित आदतें मजबूत होती जाती हैं और आपकी टीम को सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती हैं।
